Die Planung und Durchführung eines Projekts kann leicht chaotisch werden. Niemand weiß so richtig, was zu tun ist und wer für was verantwortlich ist. Am Ende wird es für alle Beteiligten sehr stressig. Oft ist auch das Ergebnis nicht zufriedenstellend. Wie lassen sich Projekte strukturiert gestalten und gut koordinieren?

Wie kannst Du die Herausforderung bewältigen?

Für eine erfolgreiche Projektdurchführung können digitale Werkzeuge helfen. Das gilt vor allem in drei Bereichen:

  1. Meilensteine setzen
  2. Überblick behalten
  3. Niederschwellige Kommunikation ermöglichen

Meilensteine setzen

Mit dem Setzen von Meilensteinen ist gemeint, dass für das Projekt kleinere Meilensteine überlegt werden, die zu bewältigen sind. Auf diese Weise wird ein oft sehr vielschichtiges Vorhaben überschaubarer und man kann sich einfacher auf erste, konkrete Schritte verständigen. Der Meilenstein-Plan kann durchaus flexibel sein. Das bedeutet: Wenn sich im Laufe der Projektdurchführung neue Herausforderungen ergeben oder sich der Zeitplan verschiebt, kann ohne Schwierigkeiten angepasst und erweitert werden.

Sehr gut darstellen lässt sich solch ein Projektplan zum Beispiel mithilfe eines Kanban Boards. In diesem Beitrag lernst Du das Cryptpad kennen, mit dem Du ein solches Kanban Board anlegen und mit anderen teilen kannst.

Überblick behalten

Es bietet sich an, für ein Projekt ein kollaboratives Schreibdokument anzulegen, in dem alle Aktivitäten mitprotokolliert und festgehalten werden. Gestaltet wird es wie eine Art Blog: Als Überschrift kommt jeweils das Datum hin und die Aktivität. Danach hält man in Stichpunkten fest, was gemacht oder besprochen wurde. Im Ergebnis beinhaltet dieses ‘Master-Doc’ dann also unter anderem Mitschriften von Team-Sitzungen, Ergebnisse von kleineren Arbeitsgruppentreffen, Ideen, die eine Einzelperson zum Projekt teilen möchte.

Ein kollaboratives Schreibdokument kannst Du zum Beispiel in Form eines Etherpads anlegen. Wie das funktioniert, steht in Lerneinheit 4.

Niederschwellige Kommunikation ermöglichen

Um während der Projektkonzeption und -durchführung niederschwellig miteinander kommunizieren zu können – gerade auch, wenn Menschen sich an unterschiedlichen Orten aufhalten – ist die Einrichtung einer Messenger-Gruppe eine gute Idee. Hierüber können kurze Nachrichten (auch als Sprachnachrichten), Bilder, Video oder Links geteilt werden. Hilfreich ist solch eine Messenger-Gruppe vor allem auch für eine schnelle Frage oder Rückversicherung.

Probiere es aus!

Wenn Du das nächste mal mit Kolleginnen und Kollegen ein Projekt startest, dann verwendet nach Möglichkeit die drei vorgestellten digitalen Möglichkeiten:

  1. Gestaltet einen Projektplan als Kanban-Board
  2. Legt ein Master-Doc an
  3. Ermöglicht niederschwellige Kommunikation in einer Messenger-Gruppe