Antworten auf häufig gestellte Fragen

In Fortbildungen und Workshops tauchen häufig immer wieder die gleichen Fragen auf. Zu den häufigsten Fragen, die uns begegnet sind, haben wir hier Antworten formuliert. Wenn Du also irgendwo nicht weiterkommst, dann findest Du die benötigte Antwort vielleicht in der folgenden Auflistung.

Klicke einfach auf die entsprechende Kategorie und wähle dann eine Frage aus.

Inhaltliche und methodische Fragen

Für das gemeinsame Arbeiten gibt es mehrere Möglichkeiten, je nach Anforderungen:

  • Etherpad: Dies ist ein Texteditor, der für alle über einen benutzerdefinierten Link im Browser erreichbar ist. Dies ist eine sehr niederschwellige und offene Lösung, da die Teilnehmer*innen lediglich auf einen Link klicken müssen. Es sollte vermieden werden, sensible und vertrauliche Daten in ein Etherpad zu schreiben. Ein schönes Pad zum Testen ist beispielsweise das YoPad.
  • Cryptpad: Für diese Anwendung haben wir im Bereich der Tools auch eine Videoreihe erstellt. Die Inhalte sind stark verschlüsselt und können enstprechend offen oder über Passwort zugänglich geteilt werden.
  • Nextcloud: Dieses System hat den Vorteil, dass es sich relativ einfach selbst auf eigenen Servern betreiben lässt. Durch die integrierte Only-Office Software können Texte und Tabellen direkt im Browser bearbeitet werden. Auch für die Nextcloud haben wir eine kleine Videoreihe erstellt.
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Auch hier gibt es mehrere Tools, mit denen das digitale Arbeiten an Karteikarten möglich ist. In unserem Tool-Bereich haben wir Flinga und Conceptboard vorgestellt.

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Termine online mit anderen Menschen abzustimmen, ist gar nicht mal so schwierig, da es hier zahlreiche Abstimmungstools gibt, die kostenlos zur Verfügung stehen. Allerdings empfehlen wir darauf zu achten, welche Daten von den Diensten erhoben und verarbeitet werden. Datensparsam und zu empfehlen sind u.a.:

  • Nuudel – von digitalcourage.de
  • Dudle – der Technischen Universität Dresden
  • Terminplaner – vom Deutschen Forschungsnetzwerk DFN
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An dieser Stelle können wir getrost eine Nextcloud als datenschutzkonforme Lösung empfehlen, sofern eure Einrichtung nicht über eigene Systeme wie einen Exchange-Server etc. verfügt. Nextcloud bietet viele tolle Funktionen, wie eine gemeinsame Dateiablage, gemeinsame Kalender, Adressbücher u.v.m. In unserem Vertiefungsbereich stellen wir u.a. unsere Nextcloud vor.

Um eine solche anzuschaffen, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:

Eine Nextcloud buchen und betreiben lassen

Dieser Schritt richtet sich an all jene, die keinen Aufwand mit der Einrichtung und Pflege einer Nextcloud haben wollen. Ein Dienstleister übernimmt all diese Tätigkeiten, wofür er sich natürlich bezahlen lässt. Dafür gibt es aber eine Funktionsgarantie. Eine kleine und unvollständige Übersicht über Nextcloud-Provider ist hier oder hier zu finden, ansonsten lohnt sich eine einfach Internet-Suche nach “Nextcloud-Provider”.

Wir empfehlen auf jeden Fall, einen Anbieter mit Serverstandort in Deutschland zu wählen und abzufragen, ob die angebotene Cloud für die geplante Anzahl von Personen ausgelegt ist.

Eine Nextcloud selber hosten

Dieser Schritt ist eher etwas für die erfahrenen Nutzer*innen. Viele Anbieter*innen eines Webspaces, also einem Speicherplatz im Internet, bieten diese Möglichkeit an. Alternativ kann man eine Nextcloud auch auf einem eigenen Server selber betreiben. Wer sich hier einen Überblick verschaffen möchte, kann im Internet nach dem Begriff “Nextcloud Hoster” suchen.

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In unserem Vertiefungsvideo haben wir gezeigt, was die Software OBS genau ist und wie damit Videokonferenzen bereichert werden können.

Wenn du aber dich darüber hinaus mit OBS beschäftigen möchtest, empfehlen wir einen Blick in die Welt von YouTube. Da OBS die beliebteste Broadcast-Software ist, findest du da eine Menge guter Anleitungen, wie zum Beispiel diesen OBS Komplettkurs.

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Technische Fragen

Die Wahl der richtigen Technik ist ein Thema, das gar nicht mal so einfach ist, da es für unterschiedliche Einsatzzwecke unterschiedliche Arten von Mikrofonen und Kameras gibt. So nutzen wir für eine Hybridveranstaltung in einem Raum für 100 Personen andere Mikrofone als in einer Runde von 4 Menschen an einem Tisch oder als Einzelperson vor einem Computer. Wir raten daher zuerst zur Klärung folgender Fragen:

  • Handelt es sich um einen stationären Aufbau oder um einen mobilen?
  • Wie viele Personen sollen übertragen werden?
  • Befinden sich die Personen im Raum verteilt oder könnte ein Mikrofon geteilt werden?
  • Wird eine kabelgebundene oder kabellose Lösung gesucht?
  • Sitze ich vor einem Computer oder muss ich mobil sein?
  • Wie viel Budget habe ich zur Verfügung?

Mit den Antworten zu diesen Fragen empfehlen wir ein Gespräch mit einem Fachmarkt, in dem für den jeweiligen Einsatz die richtige Lösung gefunden werden kann.

Grundsätzlich empfehlen wir, vor einem Computer lieber ein kabelgebundenes USB Headset anstelle des eingebauten Mikrofons zu verwenden. Bluetooth Headsets haben nur eine begrenzte Reichweite und sind störanfälliger. Vorsicht ist bei günstigen Funkmikrofonen diverser Internetanbieter zu geniessen. Gute Mikrofone haben nunmal ihren Preis und wer zu günstig kauft, kauft eventuell ein weiteres Mal… Hilfreich bei der Orientierung könnten diese Videos oder dieses Video sein.

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Um ein Meeting verantwortlich durchzuführen, wird ein PC benötigt, der eine Kamera, ein Mikrofon und Lautsprecher hat. Diese können, wie bei Notebooks, fest verbaut sein. Bei Desktop-PCs sind diese Komponenten zusätzlich anzuschließen. Um an einem Meeting teilzunehmen, reicht grundsätzlich ein digitales Endgerät wie Smartphone oder Tablet aus, wobei je nach verwendeter Meetingsoftware bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein müssen. Empfohlen wird meist ein Chromium-Browser (Microsoft Edge, Opera, Safari, Google Chrome). Zudem können über die Teilnahme mit einem Browser Einschränkungen im Funktionsumfang auftreten.

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Wenn diese Gerätschaften nicht schon in den Computer eingebaut sind, müssen sie zusätzlich in das Betriebssystem des Computers integriert werden. Alle gängigen Betriebssysteme (MacOS, Linux, Windows) erledigen das in der Regel automatisch, wenn die Geräte an den Computer angeschlossen werden. Bei der Beschaffung ist darauf zu achten, dass die Gerätschaften einen zum Computer passenden Anschluss haben. Am häufigsten ist dies ein USB Anschluss (universal serial bus), dieser muss einfach nur in den USB-Port gesteckt werden.

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Die Vielzahl unterschiedlicher Systeme schließt eine allgemein verbindliche Antwort aus. In der Regel muss die Person, die zu einem Meeting einlädt, einen Dienstleister mit der Erstellung eines Meetings beauftragen. Bei kostenfreien Dienstleistern, die Open Souce Anwendungen wie BigBlueButton oder Jitsi nutzen, ist meist keine Anmeldung erforderlich. Hier reicht es, einen Meetingraum zu erstellen. Es kann hier DSGVO konform getestet werden:

Es gibt Anbieter, die nicht mit Open Source Anwendungen arbeiten und dennoch kostenfreie Meetings anbieten, wie z.B. https://meet.google.com

Hier ist Vorsicht geboten, da das Geschäftsmodell meist auf der Verwertung von Daten beruht.

Dienstleister, die kostenpflichtige Angebote bereitstellen (z.B. Teams, WebEx, Zoom) ermöglichen in der Regel eingeschränkte kostenfreie Meetings. Erforderlich ist meist eine Registrierung. Nach der Registrierung können Meetings eingerichtet werden. Dazu werden nach dem Einloggen Hilfen bereitgestellt.

Grundsätzlich sind die Datenschutzerklärungen, die für die Meetings gelten, zu beachten!

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Der Unterschied zwischen beiden besteht in der Notwendigkeit einer Installation. Software, die auf einem Computer als ein Service funktioniert, benötigt keine Installation einer eigenen Software und kann grundsätzlich über einen Browser und das Internet genutzt werden, der in der Regel Teil des Betriebssystems ist.

Für Einrichtungen bedeutet das, dass Anwendungen, die als Service genutzt werden und so auf einem externen Server laufen, eine Internetverbindung benötigen.

Wie bei allen online genutzten Programmen ist eine erhöhte Aufmerksamkeit auf den Schutz personenbezogener Daten zu achten.

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Bei der Teilnahme per Browser kann es zu unterschiedlichen Problemen kommen, bitte versucht einfach mal folgende Schritte:

  • Bei Problemen mit dem Bild oder dem Ton, stelle sicher, dass dein Browser sowohl auf die Kamera als auch auf das Mikrofon zugreifen darf. In der Regel wirst du vor dem Beitritt zu einer Videokonferenz gefragt. Solltest du die Funktion nicht finden, schließe den Browser und nimm erneut teil, achte diesmal auf die Berechtigungen.
  • Es kann sein, dass deine Browserversion zu alt ist. Gehe in die Einstellungen deines Browsers und suche nach Updates.
  • Einige Browser funktonieren besser als andere. Die besten Erfahrungen haben wir mit Chrome, Chromium oder Firefox gemacht. Vielleicht hilft einfach die Wahl eines anderen Browsers?
  • Unter Umständen kann es auch sein, dass es eine Sicherheitseinstellung in deinem Browser gibt, die die Teilnahme an einer Videokonferenz verhindert. Wenn du hier unsicher bist, ist die Wahl eines anderes Browsers der einfachste Weg.

Unter dasfunktioniertnicht.de findest du weitere hilfreiche Tipps, wenn es mal nicht so klappt, wie es klappen soll.

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Hier kann getestet werden, ob der Browser die Grundvoraussetzungen für die Teilnahme an einer Videokonferenz erfüllt:

Audio und Videotest: https://webrtc.github.io/test-pages/src/audio-and-video/

Ein Bild und Ton sollte erscheinen, nachdem die Kamera und das Mikrofon freigegeben wurde.

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Die Person, die zu einem Meeting einlädt, teilt in der Regel einen Link mit einer Internetadresse mit, der nur aktiviert werden muss. Je nach verwendeter Anwendung wird die Freigabe der Kamera und des Mikrofons erbeten. Wird der Verwendung zugestimmt, startet das Meeting mit den von der einladenden Person getätigten Voreinstellungen. Manchmal wir ein Passwort benötigt, das die einladende Person in Vorfeld festgelegt hat. Wenn dies nicht bereits im Link integriert ist, muss es von Hand eingegeben werden. 

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Die oberste Priorität bei den Sicherheitseinstellungen muss sein, unerwünschten Personen den Zutritt zu verwehren oder zu wissen, wie mit ungebetenen Gästen umgegangen werden muss. So können in der Regel im Vorfeld einige Dinge beachtet werden. Die Internetadresse des Meetings sollte nicht öffentlich bekanntgegeben werden, wenn dies nicht im Interesse der einladenden Person ist. Bei vielen Videokonferenzlösungen kann ein Passwort verwendet werden, das nur den gewünschten Personen mitgeteilt wird. Manchmal kann auch ein Warteraum vorgeschaltet werden, so dass die einladende Person die Möglichkeit hat auszuwählen, wer eingelassen werden soll.

Wenn du mit Zoom arbeitest, schau dir doch mal dieses Video über den Umgang mit Störungen an:

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Zoom – Allgemein

Hier finden Sie:


An unseren Webinaren teilzunehmen ist sehr einfach. Wir benutzen hierfür die Videokonferenzlösung Zoom.us und du hast die volle Kontrolle darüber, ob du mit aktivierter Webcam, aktiviertem Mikrofon, per Festnetztelefon (nur Audio) oder völlig anonym teilnimmst. Für die Teilnahme per Smartphone oder Tablet stehen kostenlose Apps für Android und Apple Geräte zur Verfügung.


Du hast die Zoom Software schon installiert?

  • Wenn du die kostenlose Zoom Software bereits installiert hast, öffne diese und klicke auf “Teilnehmen”. Gib dann die Meeting ID und ggf. ein Passwort ein. Die Meeting ID ist die Raumnummer, also eine längere Zahlenkombination.
  • Denke bitte daran, dem Gespräch per Computer-Audio beizutreten, da dich ansonsten niemanden hören kann.

Du hast die Zoom Software noch nicht installiert?

Möglichkeit 1: Du hast eine Raumnummer und ein Passwort

  • Lade dir die aktuelle Zoom Version herunter und installiere diese: Download Zoom
  • Öffnen Zoom und klicke auf “Einem Meeting beitreten”
  • Gib im nächsten Schritt die Raumnummer und ggf. das Passwort ein

Möglichkeit 2: Du hast einen Zugangslink

  • Klicke auf den Einladungslink mit der Raum ID
  • (Roter Kasten) Stimme – sofern du Zoom noch nicht installierst hast – beim Besuchen des Linkes der Installation der Zoom-Erweiterung zu und nutze den kompletten Funktionsumfang des Dienstes. (empfohlen)
  • (grüner Kasten) Sollte der Browser nichts anzeigen, kannst du den Zoom Klienten manuell herunterladen und dem Meeting beitreten.
  • (gelber Kasten) Wenn du die Erweiterung nicht installieren möchtest oder kannst, hast du die Möglichkeit, die Veranstaltung im Browser mit einem eingeschränkten Funktionsumfang zu benutzen.
  • Alternativ steht dir auch eine App für iOS oder Android zur Verfügung.

Um aktiv an einer Konferenz teilzunehmen, benötigst du eine Webcam und ein Mikrofon. Wichtig ist, dass du beim Betreten des Videokonferenzraumes dem “Computeraudio beitrittst”. Wenn du dies nicht tust, kannst du weder etwas hören noch selbst gehört werden.

In den Einstellungen der Zoom Erweiterung am unteren Ende des Bildschirms kannst du die Audioquelle verändern bzw. die Kamera und das Mikrofon aktivieren oder deaktivieren. Zudem kannst du in den Audioeinstellungen testen, ob das Headset und die Kamera richtig funktionieren.

Solltest du noch Fragen oder Schwierigkeiten haben, schaue dir den Hilfebereich von Zoom.us an, in dem viele verständliche und hilfreiche Informationen zur Verfügung gestellt werden.


Du möchtest per Browser teilnehmen?

Es ist auch möglich über den Browser und ohne Software an einer Videokonferenz teilzunehmen. Klicke zuerst auf den Einladungslink, danach auch “treten Sie über Ihren Browser bei”. Hier ist es wichtig, dem Browser den Zugriff auf das Mikrofon und die Webcam zu genehmigen. In der Regel erscheint hier eine Meldung im aktuellen Fenster. Wird dieser Zugriff nicht genehmigt, kann es sein, dass du nicht gesehen oder gehört wirst oder selbst nichts hörst.

Bitte beachte, dass die Funktionen “Videos anpinnen” und “Whiteboard-Nutzung” im Browser nicht zur Verfügung stehen. Sollte es bei der Nutzung des Browsers zu Problemen kommen, empfehlen wir, diesen zu aktualisieren oder ggf. einen anderen Browser (Chrome oder Firefox) auszuprobieren.


Teilnahme an einem Testmeeting

Du kannst gerne im Vorfeld an einem Testmeeting teilnehmen, um all deine Einstellungen zu überprüfen.

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Die von uns verwendete Zoom Instanz wird über die Firma Connect4Video angeboten, die Geschäftssitz und Serverstandort in Deutschland haben und mit denen ein Auftragsdatenverabeitungsvertrag abgeschlossen wurde. Die Nutzung von Zoom in diesem Kontext ist als Variante über ein betriebsinternes Rechenzentrum DSGVO– und EKD-DSG konform.

Du hast bei der Teilnahme die Wahl, welche Informationen von dir über die Konferenz veröffentlicht werden. Du kannst:

  • ohne Zoom-Account aktiv am Webinar durch die Nutzung der Software oder über den Browser teilnehmen.
  • einen beliebigen Namen verwenden, wenn du nicht möchtest, dass dein Name als Metadatum gespeichert wird
  • deine Webcam aktivieren oder deaktivieren
  • dein Mikrofon aktivieren oder deaktivieren

Art und Umfang der Datenerhebung bei der Nutzung von Zoom:

Angaben zur/m Benutzer*in: Der von dir eingetragene Nutzername während des Meetings.

  • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte- /Hardware-Informationen, Teilnahmedauer
  • Meeting-Inhaltsdaten: Medienströme der Meetings (Audio, Video, Bildschirminhalte, in- Meeting- Chat) werden nur auf den C4V-Servern verarbeitet (D-A-CH). Die Inhalte sind grundsätzlich verschlüsselt und können nicht von C4V entschlüsselt werden.
  • Verarbeitungszweck: Die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu, Online-Meetings / Videokonferenzen einzurichten und durchzuführen.

Im übrigen gelten unsere Datenschutzbestimmungen.

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Ja, das ist möglich, wobei “erzwingen” sehr negativ klingt. In der Tat ist es aber sinnvoll, dass die Teilnehmer*innen eine aktuelle Version nutzen, da mit der Versionierung auch Funktionen und Sicherheitsfeatures verbunden sind.

Um verpflichtende Updates zu aktivieren, gehe in den Einstellungen auf “Kontoverwaltung”, dann auf “Kontoeinstellungen” und lege unter “Administratoroptionen” die Mindestversion der Software fest. Beachte aber, dass in einigen Einrichtungen die Mitarbeiter*innen selbst keine Updates ausführen können, da dies seitens der IT initiiert werden muss. Eine Teilnahme per Browser ist aber immer möglich.

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Bei Zoom ist es möglich, ohne Weitergabe der Zugangsdaten die eigene Lizenz zu “verleihen”, so dass eine andere Person diese nutzen kann. Hier benötigst du den Moderatorenschlüssel / Host-Key, den du unter Zoom.us in deinem Profil ganz unten findest.

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Um herauszufinden, welche Zoom Version bei dir installiert ist, klicke im laufenden Meeting auf das grüne Schild in der linken oberen Ecke des Zoom Fensters und danach auf das Zahnrad für die Einstellungen:

In den Einstellungen findest du im Bereich “Statistiken” deine verwendete Versionsnummer.

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Es gibt zwei Wege, die Zoom Software auf dem Computer zu aktualisieren:

Download und Installation der aktuellen Version

Besuche die Zoom-Homepage. Hier kannst du immer die aktuelle Version herunterladen und installieren.

Aktualisierung über die Software

Wenn du in deiner Zoom Software als lizensiert/e User*in eingeloggt bist, kannst du mit einem Klick auf dein Profilbild nach einer aktuellen Version suchen lassen. Ist eine solche vorhanden, kannst du die automatisch aktualisieren. Hierbei werden auch die aktuellen Neuerungen angezeigt.

Weitere Informationen und Hilfestellungen findest du auf der Zoom-Homepage

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Hier empfehlen wir, den Hilfebereich von Zoom.us aufzusuchen, die bereits eine Vielzahl an verständlichen Texten und Videos zur benutzung der Software produziert haben. Einem Testmeeting kannst du hier beitreten.

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Die beeindruckende oder immesive Ansicht ist eine Funktion, die mit der Version 5.6.4 ausgeliefert wurde. Damit ist es möglich, mehrere Teilnehmer*innen einer Zoom-Konferenz vor einem virtuellen Hintergrund zu versammeln. … mehr dazu.

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Damit das Zoom-Fenster bei der Freigabe mit angezeigt wird, musst du drei Schritte tätigen:

  1. Logg dich unter Zoom.us ein, gehe in die Einstellungen und aktiviere die Option “Zoom-Fenster während der Bildschirmfreigabe anzeigen“.
  2. Wenn du Schritt 1 ausgeführt hast, gehe bitte in die Einstellungen deiner Zoom-Software und wähle dort im Bereich “Bildschirm freigeben” die Option “Meine Zoom-Fenster bei der Bildschirmfreigabe anderen Teilnehmern zeigen“.
  3. Wenn die Option sowohl unter Zoom.us als auch in der Software aktiviert sind, musst du dich in ein Zoom-Konto einloggen. Erst dann wird bei einer Freigabe das Zoom-Fenster angezeigt.
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Die Tatsache, dass bei einigen Personen wichtige Funktionen fehlen, ist nicht abhängig von gewählten Tarif, sondern von den jeweiligen Einstellungen des Hosts. In einem Blog-Artikel sind wir auf die wichtigsten Einstellungen eingegangen.

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Um ein Meeting zu planen, starte (eingeloggt) die Zoom Software und klicke im oberen Bereich auf “Meetings”. Hier erhältst du einen Überblick über alle geplanten Meetings. Um ein Neues anzulegen, klicke auf das Plus-Symbol.

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Zoom – im Meeting

Die Tatsache, dass bei einigen Personen wichtige Funktionen fehlen, ist nicht abhängig von gewählten Tarif, sondern von den jeweiligen Einstellungen des Hosts. In einem Blog-Artikel sind wir auf die wichtigsten Einstellungen eingegangen.

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In Zoom kannst du sowohl vor einem Meeting als auch während eines Meetings Umfragen planen.

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Breakout-Räume kann in einem Meeting bis Version 5.4.4 lediglich der Host erstellen, ab Version 5.4.5 auch der Co-Host. Hierfür klicke im Zoom Fenster auf den Button “Breakout Session”, der sich je nach Anzahl der Funktionen direkt in der Navigationsleiste oder unter dem Punkt “mehr” befindet:

Es öffnet sich in Fenster, in dem Sie die Art der Breakout-Räume auswählen können:

  • Automatisch zuweisen: Gib hier die Anzahl der Räume (maximal 50) an und die Teilnehner*innen werden diesen automatisch zugewiesen. Ein eigenständiger Wechsel der Räume ist nur Co-Moderator*innen möglich, es sei denn, die Funktion ist in den Einstellungen (Zahnrad) ausgewählt.
  • Manuell zuweisen: Du legst maximal 50 Räume an und weist die Teilnehmer*innen manuell zu. Ein eigenständiger Wechsel der Räume ist nur Co-Moderator*innen möglich, es sei denn, die Funktion ist in den Einstellungen (Zahnrad) ausgewählt.
  • Teilnehmern die Auswahl eines Raumes gestatten: Du legst maximal 50 Räume an. Teilnehmer*innen, die mindestens Zoom Version 5.3 installiert haben, können sich den Raum alleine aussuchen, beitreten und wechseln.

Klicke auf “Erstellen”. Du kannst nun manuell Räume anlegen, löschen und umbenennen, zudem kannst du die Optionen des Raumes festlegen.

Mit einem Klick auf “Alle Sessions beginnen” startest du die Breakout-Räume für die Teilnehmer*innen.

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Seit der Zoom Version 5.3. ist es möglich, Breakout-Räume zu erstellen, in denen sich die Teilnehmer*innen eigenständig bewegen können. Sofern du mindestens Ver. 5.3 installiert hast und entsprechende Räume vorhanden sind, siehst du in der Menüleiste der Zoom Software den Button “Breakout Session” und im Browser den Button “Konferenzräume”

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