1. Ein Online-Treffen vorbereiten

Du möchtest oder kannst einen Elternabend, eine Team-Beratung, eine Fortbildung oder ein anderes Treffen nicht an einem physischen Ort stattfinden lassen. Was musst Du vorbereiten, damit Dein Treffen als Online-Veranstaltung gut und sicher gelingt?

Wie kannst Du die Herausforderung bewältigen?

Genau so, wie man sich für einen gemeinsamen physischen Ort für ein Treffen entscheidet, so muss man auch bei einem Online-Treffen einen gemeinsamen Ort wählen.

Einrichtung eines Online-Raums

Die grundsätzlichen Schritte zur Einrichtung eines Online-Raums sind:

  1. Der Raum wird angelegt. Zum Teil können dabei Eigenschaften für den Raum festgelegt werden (z.B. Soll es einen Warteraum geben?)
  2. Nach der Einrichtung erhält man einen Link, den man mit den Teilnehmenden der Videokonferenz teilen kann.

Im folgenden Screencast zeige ich die Einrichtung eines Online-Raums am Beispiel des Tools Senfcall (= einer offen nutzbaren und durch Crowdfunding finanzierten Installation der Open Source Software BigBlueButton). Solltest Du in deiner Einrichtung das Videokonferenztool Zoom verwenden, kannst Du dir dieses Video ansehen.

Link teilen und Treffen starten

Mit dem generierten Link bzw. den Zugangsdaten können zur vereinbarten Zeit alle den Raum betreten. Wenn man sich zum ersten Mal in einer Videokonferenz trifft, ist es hilfreich, einen Plan B bzw. eine Unterstützungsmöglichkeit anzubieten, falls bei manchen etwas nicht klappt. Super ist zum Beispiel eine ‚Notfall-Telefonnummer‘, bei der man sich bei Bedarf melden kann.

Aber welches Videokonferenztool soll ich wählen?

Es gibt jede Menge Videokonferenztools und sehr viel Bewegung. Da kann es schwer sein, den Überblick zu behalten.

Hilfreich für eine Orientierung sind die folgenden Faktoren:

  1. Voraussetzungen: Während einige Videokonferenztools einfach über den Browser genutzt werden können, setzen andere die Installation einer App/ einer Software auf dem eigenen Gerät voraus. Manche Tools bieten auch beide Optionen an.
  2. Datenschutz: Die Server von Videokonferenztools stehen an unterschiedlichen Orten – zum Teil auch außerhalb der Europäischen Union. In ihrer Software sind unterschiedliche Möglichkeiten vorhanden, auf Daten der durchgeführten Videokonferenzen zuzugreifen. Manche Videokonferenztools sind Open Source. Das bedeutet, das ihre Software der Allgemeinheit gehört und angesehen werden kann. Auf diese Weise hat man erstens Gewissheit darüber, was die Software darf/ nicht darf. Außerdem kann sie dann auf unterschiedlichen Servern installiert werden.
  3. Gebühren: Einige Videokonferenztools sind kostenfrei nutzbar. Andere verlangen Gebühren. Dies geschieht dann häufig in einem Abo-Modell über mehrere Monate.
  4. Funktionen: Es gibt sehr einfache Videokonferenz-Tools, die ’nur‘ eine Bild- und Ton-Übertragung ermöglichen. Die meisten Videokonferenztools verfügen aber über Grundfunktionen, wie Bildschirm teilen oder Kleingruppen einrichten. Andere haben noch Zusatzfunktionen wie z.B. Abstimmungen, ein Whiteboard oder ein gemeinsames Schreibtool. Unterschiedlich ist auch die mögliche Anzahl von Teilnehmenden.
  5. Bedienbarkeit: Auch wenn sich Videokonferenztools oft in den grundsätzlichen Funktionen ähneln, unterscheiden sie sich vom Aussehen und der Art und Weise der Bedienung.

Auf Basis dieser Parameter kann eine Auswahl getroffen werden. Du kannst Dich zum Beispiel fragen:

  1. Ist mir für mich und meine Kolleg*innen eine möglichst niederschwellige Nutzung wichtig? Werden wir nur einmalig oder mehrmals mit dem Tool arbeiten?
  2. Wie wichtig ist mir/ ist unserer Organisation der Datenschutz?
  3. Gibt es in deiner Einrichtung bereits ein freigegebenes Videokonferenz-Tool?
  4. Haben wir ein Budget zur Verfügung oder muss unsere Videokonferenz kostenfrei möglich sein?
  5. Welche Funktionen brauchen wir unbedingt? Welche Funktionen wären schön?
  6. Mit welchen Videokonferenztools habe ich/ haben Kolleg*innen gute Erfahrungen gemacht? Was gefällt uns beim Ausprobieren?

Auf Basis der Antworten auf diese Fragen lässt sich dann meist gut eine Entscheidung treffen. Grundsätzlich ist es immer gut, sich dabei auch Offenheit für weiteres Ausprobieren zu bewahren. Vielleicht gibt es bald ein Tool, das für Dich und Deinen Einsatzzweck besser passt.

Eine mögliche Alternative zu einer Videokonferenz ist übrigens eine Audiokonferenz. Vielleicht kann auch das für Deinen Einsatzzweck eine gute Möglichkeit sein. Sehr niederschwellig kannst Du einen Audioraum beispielsweise mithilfe des Tools mornin.fm realisieren.

Probiere es aus!

Am besten startest Du für den Beginn mit einer ‚Test-Videokonferenz‘. Dazu kannst Du die Schritte im obigen Screencast nachmachen. Anstelle von Senfcall kannst Du natürlich auch ein anderes Videokonferenztool verwenden.

Hier kannst du verschiedene Systeme ausprobieren

Weiterführende Links

Ein Überblick über unterschiedliche Videokonferenztools mit zahlreichen zusätzlichen Links findest Du auf dem Blog unterrichten.digital.

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